Introduzione

La suite Domlink rappresenta il cuore del sistema gestionale informatico della PRP Service Srl, offrendo un insieme di moduli specificamente progettati per ottimizzare le diverse aree di lavoro aziendali. Il progetto si compone di quattro moduli chiave:

• PRotoPiù: per la gestione del protocollo informatico aziendale
• EASYtask: dedicato alla gestione dei ticket interni e delle attività dei fornitori
• Condominium: per l’organizzazione e la gestione del fascicolo condominiale
• Portale fornitori

1. Aspetti generali

1.1 Cos’è PRotoPiù?

ProtoPiù è l’applicazione web per la gestione del protocollo aziendale informatico della PRP Service Srl e consiste in un sistema di registrazione ed organizzazione dei documenti ricevuti, inviati ed interni, garantendo tracciabilità e sicurezza. Consente l’identificazione univoca, la classificazione, l’archiviazione organizzata e l’accesso controllato agli atti, migliorando l’efficienza amministrativa e la protezione dei dati.

1.2 Accesso al Sistema di Protocollo

Ogni dipendente, o collaboratore autorizzato, riceve credenziali di accesso personali. L’ingresso deve avvenire tramite dispositivi aziendali. I permessi si articolano su 3 livelli:

• Supervisor,
• Team Manager
• Operatore.

Ogni dipendente/collaboratore è responsabile della corretta tenuta e riservatezza delle credenziali.

1.3 Registrazione dei Documenti

Ogni documento ricevuto deve essere registrato nel sistema entro 24 ore. Il gestionale assegna in automatico un numero di protocollo progressivo. I documenti riservati possono avere accesso limitato.

1.4 Classificazione e Archiviazione

I documenti vengono classificati in base alla tipologia (es. amministrativi, contabili, legali). L’archiviazione elettronica avviene in server sicuri. Il periodo di conservazione è illimitato.

1.5 Ricerca e Consultazione

Gli utenti autorizzati possono ricercare documenti tramite parole chiave, filtri e campo di ricerca libero. I documenti possono essere consultati e, se autorizzati, anche modificati dopo la registrazione.

1.6 Sicurezza e Protezione dei Dati

Il sistema è dotato di backup periodici e crittografia dei dati. L’accesso è regolato da policy aziendali e monitorato costantemente.

1.7 Normative di Riferimento

Il protocollo segue la normativa vigente in materia di gestione documentale. Ogni dipendente/collaboratore è tenuto a rispettare le linee guida ed il regolamento interno in tema di riservatezza delle informazioni.

1.8 Struttura, Supporto e Assistenza

Il gestionale è ottimizzato graficamente per l’impiego da desktop. È utilizzabile anche da smartphone in quanto è stata considerata l’eventualità di dover protocollare documenti “sul campo” come, ad esempio, fotografie scattate presso il condominio o presso un cantiere, senza dover procedere con successive fasi di download/upload tramite altre piattaforme come whatsapp, ecc.

Per problemi tecnici, contattare il supporto IT aziendale.

ProtoPiù è realizzato da REACTA Digital Factory raggiungibile al sito www.reacta.it ed è parte della Suite Domlink.

1.9 Conclusioni

L’adozione di un protocollo informatico efficace consente una gestione organizzata e sicura della documentazione aziendale. Ogni dipendente/collaboratore è responsabile della corretta applicazione delle procedure indicate in questo manuale.

2. Moduli

2.1 Sezione moduli utilizzati

A: Assemblee

C: Contabilità anno, piani di rientro

F: Certificazioni uniche, detrazioni fiscali

G: costituzione del condominio (fino al rilascio del modulo Condominium)

H: contabilità fine mese (fino al rilascio del modulo Condominium)

L: pratiche legali

T: sinistri assicurativi, interventi tecnici

V: pratiche varie

3. Video Guida

La video guida fornisce le istruzioni per il corretto utilizzo e per tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

2.1 Livelli di autorizzazione

I permessi interni all’azienda si articolano su 3 livelli: Supervisor, Team manager, Operatore.

• L’operatore può inserire e modificare (aggiunta i note e upload di allegati) solo una pratica da esso stesso inserita. Può visualizzare le pratiche dell’intera azienda.
• Il Manager può inserire una pratica e modificare (aggiunta i note e upload di allegati) tutte le pratiche del proprio team. Può richiedere al Supervisor la chiusura del protocollo. Può visualizzare le pratiche dell’intera azienda.
• Il Supervisor può gestire totalmente la parte operativa dell’applicazione. Può, a titolo esemplificativo, inserire nuovi moduli, inserire/modificare le categorie, ecc. E’ l’unico utente autorizzato alla chiusura dei protocolli ed alla visualizzazione dei report.